Choeur Symphonia Symphonia, chœur symphonique et Sinfonietta, chœur associé

Bien comprendre le site internet

Quelques points essentiels à se rappeler, aussi bien pour les espaces publics que privés (pour choristes):

  • Les pages sont des éléments descriptifs permanents qui sont toujours intégrés aux menus; ça concerne par exemple les présentations générales de Symphonia, de Sinfonietta et du projet musical de l’ensemble.
  • Les actualités publiques ou privées, comme leur nom l’indiquent, ont une valeur généralement temporaire; c’est là qu’on va par exemple trouver les articles après concert, les revues de presse, etc,….
  • Les événements permettent la gestion d’un calendrier des concerts ou autres animations de Symphonia
  • Les photos (catégorie médias) peuvent être stockées dans le site Internet pour être utilisées plus tard; dans les photos, il faut comprendre aussi les affiches (au format PNG de préférence) ainsi que les trombinoscopes. Il faut veiller à privilégier la qualité et la variété des photos plutôt que la quantité.
  • Les Audios et Vidéos (autre catégorie de médias) peuvent être ajoutés également dans une bibliothèque spécifique pour être utilisés plus tard.
  • Le calendrier des répétitions a bien sûr été repris pour faciliter l’intégration de cet agenda dans nos plannings personnels (ils peuvent facilement être mis dans les favoris des navigateurs).

Tous ces éléments sont catégorisés pour pouvoir les trier plus facilement (Symphonia, Sinfonietta, affiches, etc,…); en fonction des besoins, on pourra ajouter quelques catégories).

Pour créer une nouvelle actualité, je vous conseille de partir d’une actualité existante et de la dupliquer au lieu de la créer de toutes pièces, car il y a un certain nombres de paramétrages qui ont été fait pour que les présentations soient réellement automatiques. Je vous demande alors de simplement veiller à la bonne utilisation des catégories et de mettre à jour la date de publication.

Il est important d’illustrer les articles par une photo (ça peut-être aussi l’affiche du concert correspondant).

Quelques personnes habilitées pourront saisir directement les actualités (avec des droits limités en tant qu’auteurs). Il n’y a donc pas grand risque d’erreurs : c’est comme n’importe quel traitement de texte.

Pour faciliter la création d'événement ou concert, j’ai créé deux types d’événements que j’ai appelés modèle:

  • Pour le prochain concert (ce qui suppose une affiche)
  • Pour chaque futur concert (ce qui suppose qu’on n’a pas encore d’affiche).

Il suffira alors de dupliquer le modèle et de l’adapter !

Nous n’avons pas retenu la possibilité de rédiger des articles (notion qui était trop peu différente de la notion d’actualité).

Petit résumé des fonctions de l’espace privé :

C’est une fonction nouvelle et très intéressante de ce nouveau site et ça peut singulièrement améliorer la communication avec les choristes !

  • Il y a déjà une fonction d’affichage des coordonnées des choristes que nous devons renseigner une fois par an, avec affichage automatique dans l’espace privé. C’est ce que j’ai fait pour la première fois.
  • Lorsque tous les choristes sont inscrits dans l’espace choristes, nous pouvons leur envoyer, comme pour les newsletters, un message simplifié suite par exemple à la mise à jour d’une actualité. Cest une fonction très pratique et simple à mettre en oeuvre pour notre communication.
  • Pour le trombinoscope, actuellement Bernadette gère le trombinoscope dans un logiciel à part et on recopie les images des pupitres dans la partie trombinoscope; mais il sera plus simple de mettre la photo des choristes au droit de leur nom, dans le fichier en ligne du site (étape prochaine).
  • Toutes nos petites histoires internes (dont les bons mots du chef ou le chef en BD) seront naturellement réservées aux choristes (merci encore à Bernadette et Bernard pour leur assiduité à faire vivre ces rubriques).
  • Compte-rendus officiels : ils trouvent naturellement leur place dans cet espace privé.

Newsletters :

Fonction simple à mettre en oeuvre à partir du modèle réalisé; pour les nouvelles, il suffira de dupliquer la première et de l’adapter.

Il y a bien sûr l’affiche du prochain événement à mettre à jour avec sa nouvelle affiche et la mise à jour de la billetterie HelloAsso (pour l’instant).

Dans chaque newsletter, on fait apparaître automatiquement, tous les prochains événements (concerts,…) à condition qu’on les ait bien renseignés ! Quel confort en matière de communication !….

Une fois le projet de newsletter réalisé, on l’envoie :

  • Dans un premier temps, à la liste des testeurs (une dizaine de personnes chargés d’en faire l’examen critique pour correction avant envoi officiel).
  • Après validation, aux listes « concert » ,  » influents » et choristes.
  • Les timings prévisionnels par rapport aux dates de concert (on peut programmer facilement à l’avance les envois):
    • J moins 30
    • J moins 10
    • J moins 4

Mise à jour des listes:

  • Les nouveaux abonnés (inscrits sur le site), sont inscrits automatiquement dans la liste concerts,
  • Pour la liste des influents, c’est Monique qui rassemble auprès du CA ou des choristes, toutes les adresses mails des contacts actuels ; elle pourra ajouter par exemple les collectivités locales de la Loire (ou plus si affinité !

Billetterie :

  • Billetterie électronique : pour l’instant, nous conservons le système HelloAsso qui a l’avantage d’être gratuit et facile à mettre en oeuvre. La gestion est grandement facilitée et le contrôle des entrées devient un jeu d’enfants ! Nous avons ajouté la possibilité de faire des micro-dons en prenant les billets.
  • Billetterie papier : ce système est conservé et vent compléter la billetterie électronique; en effet, il est apparu nécessaire, pour continuer à bénéficier de la force de vente directe des choristes de la conserver; C’est François et Gérard qui pilotent cette billetterie papier.

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